Conditions d'utilisation

1. Ce qu'est Modelys

Modelys est le poste de travail du conseiller financier indépendant : les simulateurs d'épargne de droit belge qu'on tourne vers le client pendant le rendez-vous, le fichier de contacts et son suivi, la synthèse envoyée après l'entretien, et le suivi de l'équipe.

C'est un outil de bureau, pour un bureau. L'accès est réservé aux conseillers du bureau qui l'utilise, à leurs recrues pendant leur période de découverte, et au partenaire qui édite CORAA, pour ce qui le concerne. Il n'est ni vendu ni ouvert à l'extérieur.

2. Le compte

Un compte est personnel : une personne, un compte, un mot de passe qu'elle ne communique à personne. Un compte partagé est un compte fermé. Le second facteur est recommandé à tous et peut être exigé.

Un nouveau compte est confirmé par un responsable du bureau avant de pouvoir envoyer une synthèse. L'utilisateur déclare son grade, sa date de nomination et son rattachement avec exactitude : c'est sur eux que se comptent les commissions et que se lisent les compteurs de l'équipe.

L'utilisateur peut fermer son compte à tout moment, en le demandant à son responsable ou à l'éditeur : un compte ne se ferme pas lui-même. Un compte fermé quitte l'organigramme, ceux qu'il portait remontent sous son propre responsable, et il n'est pas effacé pour autant — voir l'article 7 de la politique de confidentialité. L'éditeur peut suspendre un compte qui enfreint les présentes conditions, après l'avoir prévenu quand c'est possible, et sans préavis quand la sécurité des données l'exige.

3. Ce que les chiffres valent

Les simulateurs calculent à partir de paramètres fiscaux et de rendements que le bureau valide lui-même, et d'hypothèses que le conseiller choisit à l'écran. Ils donnent des ordres de grandeur, pas des garanties : un rendement projeté n'est pas un rendement promis, et un plafond fiscal change avec la loi.

Le conseiller reste seul responsable du conseil qu'il donne, des chiffres qu'il montre et de la synthèse qu'il envoie, qu'il relit avant chaque envoi. Modelys n'est ni un conseil en investissement ni un intermédiaire d'assurance ; il ne se substitue à aucune obligation réglementaire du conseiller.

4. Propriété intellectuelle

Modelys Finance — le code, les écrans, leur organisation, les textes, les modèles de calcul, la synthèse et sa forme, le nom et le logo — est la propriété exclusive de Valentin Herdies, protégée par le droit d'auteur et, pour la base de données, par le droit sui generis du producteur. Toutes les mentions « © Valentin Herdies » ou « © Modelys Finance » en font foi.

L'utilisateur reçoit un droit d'usage personnel, non exclusif, non transférable et révocable, pour le seul exercice de son activité au sein du bureau, pendant la durée de son accès. Rien d'autre ne lui est cédé.

Il est interdit de copier, reproduire, décompiler ou tenter de reconstituer l'outil ou l'un de ses modèles ; d'en extraire les textes, les écrans ou les règles de calcul pour les réutiliser ailleurs ; d'en donner l'accès à un tiers ; ou de s'en servir, directement ou par un intermédiaire, pour concevoir un outil concurrent.

Les données que l'utilisateur saisit restent les siennes — et celles de ses clients. L'éditeur n'y revendique aucun droit et ne s'en sert que pour faire fonctionner l'outil, comme le dit la politique de confidentialité et l'annexe « Sous-traitance des données ».

5. L'abonnement

Chaque conseiller paie son propre abonnement, après une période d'essai sans moyen de paiement. Le tarif en vigueur, la durée de l'essai et les options se lisent dans l'écran « Mon abonnement », qui fait foi ; le paiement passe par Stripe.

Un abonnement échu passe le compte en lecture seule : l'utilisateur lit et exporte ses données, mais n'en ajoute plus. Rien n'est effacé pour autant. Une période entamée n'est pas remboursée, sauf ce que la loi prévoit.

Une recrue en période de découverte ne paie rien et ne voit rien de l'abonnement ; son recruteur ouvre et referme son accès.

6. Le bon usage

L'utilisateur s'engage à :

• ne saisir que des données qu'il a le droit de traiter, et informer ses clients de l'existence du fichier ;
• ne pas écrire dans les notes et les champs libres de données de santé, d'opinions ou d'autres catégories particulières au sens de l'article 9 du RGPD, sauf nécessité et base légale qui lui sont propres ;
• ne pas exporter, copier ou communiquer le fichier hors du cadre de son activité au bureau ;
• ne pas tenter d'accéder aux fiches d'un autre conseiller, ni de contourner une règle d'accès, même par curiosité ;
• ne pas interroger l'outil par des moyens automatisés, ni le surcharger ;
• signaler sans délai à l'éditeur tout défaut, toute faille ou tout accès qu'il n'explique pas.

7. Disponibilité et responsabilité

L'éditeur fait ce qu'il faut pour que Modelys soit disponible et juste, et annonce les maintenances à l'avance quand il le peut. Il ne garantit ni une disponibilité ininterrompue, ni l'absence de tout défaut : un chiffre doit toujours être relu avant d'être montré à un client.

Dans les limites de la loi, la responsabilité de l'éditeur est limitée aux dommages directs et prouvés, et ne dépasse pas ce que l'utilisateur a payé pour son abonnement au cours des douze derniers mois. L'éditeur ne répond pas du conseil donné par un utilisateur à ses clients.

8. Les changements, la loi, et à qui écrire

Les présentes conditions portent une date de version. Quand elles changent, chaque utilisateur les relit et les signe de nouveau à sa prochaine entrée ; continuer d'utiliser l'outil sans signer n'est pas possible.

Les rapports entre l'éditeur et l'éditeur de CORAA, partenaire du bureau, sont régis par la convention qui les lie. Pour le compte que l'éditeur de CORAA ouvre dans Modelys, cette convention prévaut sur les présentes conditions en cas de contradiction — notamment sur la non-concurrence de l'article 4 et sur la responsabilité de l'article 7.

Elles sont soumises au droit belge. Tout différend qui ne se règle pas à l'amiable est porté devant les tribunaux belges compétents. Pour toute question : contact@modelysfinance.be.

A. Annexe — Sous-traitance des données (article 28 du RGPD)

La présente annexe est l'accord de sous-traitance prévu à l'article 28 du RGPD entre chaque utilisateur, responsable du traitement des fiches qu'il tient dans Modelys — clients, prospects, candidats au recrutement —, et l'éditeur, son sous-traitant. Elle fait partie des conditions d'utilisation et s'accepte avec elles, par la même signature.

Elle précise l'article 1 de la politique de confidentialité, à laquelle elle renvoie pour le détail. Pour ce qui touche aux données des fiches, elle prévaut sur le reste des présentes conditions. Les données des comptes eux-mêmes, dont l'éditeur est responsable, n'en relèvent pas : la politique de confidentialité les règle.

A.1 Objet et durée

L'éditeur héberge et traite, pour le compte de l'utilisateur, les données personnelles des fiches que celui-ci saisit, dépose, importe ou reçoit dans Modelys, pour lui fournir l'outil que décrit l'article 1. La sous-traitance commence avec le compte, dure autant que lui, et se prolonge tant que des fiches de l'utilisateur restent en base, comme le dit l'article A.10.

A.2 Nature et finalités

Les traitements sont ceux qu'exige le fonctionnement de l'outil : enregistrer, ranger, afficher, rechercher et calculer — simulations, compteurs, commissions —, exporter et effacer ; envoyer, sur le geste de l'utilisateur, les invitations et les courriers ; transmettre aux services qu'il active, ou que le bureau active pour la structure, ce que l'article 5 de la politique de confidentialité décrit ; garder les versions d'une fiche, le journal des accès et les copies de sauvegarde.

L'éditeur ne traite ces données pour aucune autre finalité : ni prospection pour son propre compte, ni cession, ni location, ni profilage des clients, ni entraînement d'un modèle d'intelligence artificielle, ni constitution d'un fichier à lui.

A.3 Les données et les personnes

Les personnes concernées sont les clients et les prospects de l'utilisateur, les proches qu'il note sur leur fiche — conjoint, enfants, personne qui a recommandé —, les candidats au recrutement, et les professionnels trouvés par la prospection.

Les données sont celles que l'article 3 de la politique de confidentialité énumère : l'identité et les coordonnées, l'état civil, la situation familiale et professionnelle, les contrats et leurs montants, les revenus et la situation financière, la mutuelle et, pour un prestataire de soins, son statut auprès de l'INAMI, les notes, les rendez-vous et les pages annotées ; pour un candidat, les notes d'entretien, l'âge, les réponses aux questionnaires de personnalité et les pièces qu'il envoie. Une seule de ces données touche à la santé au sens de l'article 9 du RGPD : la situation professionnelle « en incapacité de longue durée, indemnisé par la mutuelle », que l'utilisateur ne note que lorsque son conseil en dépend, sur une base que cet article lui ouvre — le plus souvent le consentement exprès de son client. Pour le reste, l'outil n'est pas conçu pour ces catégories particulières, ni pour les données pénales : l'utilisateur ne les saisit pas dans les champs libres (article 6).

A.4 Les instructions

Les instructions de l'utilisateur sont les présentes conditions et ses gestes dans l'outil : saisir, corriger, partager, confier, publier, exporter, effacer, et les réglages qu'il choisit. En signant, il donne aussi instruction des partages que l'article 4 de la politique décrit au sein de la structure — dont la transmission de la liste d'un compte fermé —, et des envois de l'article 5 que le bureau active.

L'éditeur ne traite les données que sur ces instructions, y compris pour un transfert hors de l'Union européenne, sauf si le droit de l'Union ou le droit belge l'y oblige ; il en informe alors l'utilisateur avant le traitement, sauf si ce droit l'interdit. Si une instruction lui paraît contraire au RGPD, il le dit aussitôt à l'utilisateur.

A.5 La confidentialité

Seul l'éditeur administre l'installation, et lui seul peut, avec les clés de l'hébergement, lire une fiche que les règles de la base ne lui ouvrent pas. Il ne le fait que pour l'assistance que l'utilisateur demande, la correction d'un défaut, la sécurité de l'installation ou une obligation légale, et ne communique les données à personne d'autre que les destinataires que la politique de confidentialité nomme. Toute personne qu'il autoriserait un jour à l'aider serait tenue au secret par écrit avant d'y avoir accès.

A.6 La sécurité

L'éditeur prend les mesures de l'article 32 du RGPD que décrit l'article 6 de la politique de confidentialité ; il peut les faire évoluer, jamais en abaisser le niveau. Ce sont en particulier :

• le chiffrement de chaque échange — l'application n'est servie qu'en HTTPS, imposé au navigateur — et une politique de contenu qui interdit au navigateur tout appel vers une adresse inconnue ;
• des règles d'accès appliquées par la base elle-même, table par table et ligne par ligne, et éprouvées par un banc d'essai ;
• le second facteur, proposé à chaque compte et exigible, une session qui se met en veille sur un poste laissé seul, et un voile sur le fichier pendant l'écran partagé ;
• des espaces de stockage privés, rangés par conseiller, une adresse d'agenda chiffrée, et des clés d'API dont seule l'empreinte est gardée ;
• le journal des accès, gardé un an, et l'arrêt d'urgence, qui ferme l'installation entière d'un geste ;
• des limites de débit sur chaque porte ouverte, et un plafond aux courriels qu'un compte envoie ;
• une sauvegarde quotidienne chez l'hébergeur, gardée sept jours, et une copie hebdomadaire chiffrée en AES-256, gardée 90 jours hors de l'hébergeur.

A.7 Les sous-traitants ultérieurs

L'utilisateur autorise l'éditeur à recourir aux sous-traitants ultérieurs nommés ci-dessous, chacun pour son rôle. L'éditeur leur impose, par leurs conditions et leur accord de sous-traitance, des obligations de protection équivalentes à celles de la présente annexe, et répond d'eux envers l'utilisateur.

Les transferts hors de l'Union européenne qu'ils peuvent impliquer reposent sur le cadre de protection des données entre l'Union européenne et les États-Unis pour ceux qui y adhèrent, et à défaut sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, comme le dit l'article 5 de la politique de confidentialité.

L'éditeur informe l'utilisateur de tout ajout ou remplacement d'un sous-traitant ultérieur au moins quinze jours avant qu'il reçoive des données des fiches — sauf urgence de sécurité, dite aussitôt —, par un message dans Modelys ou par courriel, puis par la version suivante des présents textes. L'utilisateur peut s'y opposer, pour un motif qui tient à la protection des données, en écrivant à l'adresse de contact ; à défaut d'accord, il peut exporter ses fiches et mettre fin à son usage, comme le dit l'article A.10.

• Supabase, société américaine, base hébergée en Irlande (eu-west-1) : la base de données, l'authentification, les fichiers déposés et le canal en direct entre deux appareils ;
• Vercel, société américaine, fonctions en Irlande : l'hébergement de l'application, et le serveur qui lit les fiches pour les tournées de VERA, de CORAA et de l'agenda confié ;
• GitHub, société américaine : la copie hebdomadaire chiffrée de la base, gardée 90 jours ;
• Resend, société américaine : les courriels que l'utilisateur envoie depuis Modelys — invitations et courriers aux candidats, tâches confiées ;
• Google, société américaine : la lecture de l'agenda que l'utilisateur a réglé, la recherche de prospection faite avec sa propre clé, et la messagerie de l'éditeur (Gmail), où arrivent les messages d'aide et les captures que l'utilisateur y joint ;
• Komoot, qui édite Photon : les lettres tapées pour trouver un lieu de rendez-vous ;
• les services de notification des navigateurs — Google, Apple, Mozilla, Microsoft — : l'acheminement des notifications, chiffrées de bout en bout ;
• VERA, en option, quand l'utilisateur publie ses contacts : ce que l'article 5 de la politique de confidentialité décrit ;
• l'éditeur de CORAA, partenaire du bureau : l'affichage du suivi de l'équipe, et les rendez-vous du jour et du lendemain seulement quand l'accord de sous-traitance qui le lie à l'éditeur le prévoit et que la liaison est activée.

A.8 Les droits des personnes

L'éditeur aide l'utilisateur à répondre aux personnes qui exercent leurs droits, d'abord par les moyens de l'outil : chaque fiche se lit, se corrige et s'exporte — en tableur, ou en archive avec les pièces d'un candidat —, et l'effacement à la demande détruit la fiche, ses versions et ses diapositives, retire son nom et son numéro des tâches qui les portaient, et n'en garde qu'une empreinte brouillée, pour qu'un import ne la recrée pas. Ce que l'outil ne permet pas, l'éditeur le fait sur demande écrite à l'adresse de contact, dans le mois.

Une demande qui arrive à l'éditeur plutôt qu'à l'utilisateur lui est transmise sans retard, et au plus tard dans les deux jours ouvrables ; l'éditeur n'y répond pas lui-même, sauf pour dire à la personne à qui s'adresser. Il aide aussi l'utilisateur, avec les informations dont il dispose, pour la sécurité, les violations de données, l'analyse d'impact et la consultation de l'autorité (articles 32 à 36 du RGPD).

A.9 Les violations de données

L'éditeur notifie à l'utilisateur toute violation de données touchant ses fiches sans retard injustifié, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, par courriel et par une annonce dans Modelys. Il dit ce qu'il sait : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et de fiches touchées, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées, et à qui s'adresser ; ce qui manque est complété au fur et à mesure. Il garde la trace de chaque violation et des mesures prises.

C'est l'utilisateur, responsable du traitement, qui notifie l'Autorité de protection des données dans les 72 heures quand la violation l'exige, et qui informe ses clients quand le risque pour eux est élevé ; l'éditeur l'y aide et, quand la violation touche plusieurs utilisateurs, peut préparer pour eux une notification commune.

A.10 La fin du traitement

Fermer un compte n'efface pas ses fiches : comme le dit l'article 7 de la politique de confidentialité, elles restent en base sous le nom de l'utilisateur, hors des listes où l'on travaille, et la transmission de l'article 4 de la politique peut s'appliquer quatorze jours après la fermeture. Un abonnement échu laisse lire et exporter (article 5).

À la fin de son usage, l'utilisateur choisit le sort de ses fiches : les exporter, à tout moment ; les effacer lui-même, par l'effacement à la demande ; les laisser reprendre par son responsable, sur son accord ; ou en demander l'effacement à l'éditeur, à l'adresse de contact. L'éditeur l'applique aux données vives sous 48 heures ; les sauvegardes suivent les délais de l'article 7 de la politique. Une fiche transmise avant la demande relève désormais de celui qui l'a reçue, responsable de son traitement à son tour. Ce que la loi oblige à conserver l'est le temps qu'elle fixe.

A.11 Les audits

L'éditeur met à la disposition de l'utilisateur, sur demande, les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 du RGPD : la présente annexe, la politique de confidentialité, le registre qu'il tient comme sous-traitant, la liste de ses sous-traitants ultérieurs et de leurs engagements, et la description des mesures de sécurité.

L'utilisateur peut faire vérifier ces engagements, par lui-même ou par un auditeur tenu au secret, une fois par an au plus, sur demande écrite trente jours à l'avance — sans attendre après une violation, ou à la demande d'une autorité. La vérification porte sur le traitement de ses fiches, sans accès aux données des autres utilisateurs, ni au code source au-delà de ce qu'elle exige ; chacun en supporte ses frais.